+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Сканированный образ документа это


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<


Эти Правила, появившиеся по инициативе Минкомсвязи России, являются очередным шагом реализации принятого в сентябре г. Правила устанавливают порядок обмена электронными документами между государственными структурами федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и др. Данные Правила не распространяются на порядок обмена электронными сообщениями в рамках предоставления государственных или муниципальных услуг. Правила дают определение документа в электронном виде.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как сканировать документы с принтера на компьютер

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<

Содержание:

Новые Правила электронного документооборота

Многие организации переходят на электронный документооборот. Тем более что и общение с контролирующими органами все чаще происходит виртуально. Ответить на вопросы читателей о том, как его наладить, согласилась одна из лучших российских экспертов в области электронного документооборота, налогообложения и бухгалтерского учета. Ольга Гелиевна, вопрос от нашего читателя: можно ли один и тот же документ составлять и в электронном, и в бумажном виде?

Скажем, продавец составляет счета-фактуры на компьютере, ведет книгу продаж на компьютере, а покупателю выставляет счета-фактуры в бумажном виде? Лапина : В том-то и дело, что в этом примере речь идет не об электронном документе. Но давайте лучше начнем не со счета-фактуры, а с обычного первичного учетного документа, например на отгрузку товара покупателю, это будет проще и нагляднее.

Как он создается? Заходим в программу, на экране компьютера формируем документ на отгрузку, например ТОРГ Эти данные в итоге автоматически разносятся по регистрам бухгалтерского и налогового учета. Распечатываем форму ТОРГ Со стороны продавца ее собственноручно подписывает лицо, ответственное за оформление этой операции. По факту передачи товара покупателю в этой форме появляется еще и подпись представителя покупателя.

Лапина : Конечно. В таком случае, несмотря на использование средств автоматизации, речь идет все-таки о бумажном документообороте.

Ведь юридическую силу документа, подтверждающего возникновение прав и обязанностей сторон по итогам сделки, будет иметь только информация на бумаге, заверенная уполномоченными представителями сторон.

Даже если по факту отгрузки информация была передана контрагенту по каналам связи в электронном виде, например по email. И даже если от контрагента получено обратное электронное сообщение-подтверждение. Или контрагент, подписав со своей стороны бумажный документ, сделал его скан-образ, заверил и для ускорения обмена информацией прислал по электронной почте в вашу организацию. Или если вы сами сделаете скан-образ документа и будете использовать его, в частности, для внутреннего контроля.

Во всех этих случаях первичный учетный документ имеет только бумажную форму. А как же определение электронного документа, закрепленное в ГК? Если понимать его буквально, получается, что документ, который составили, сохранили в памяти компьютера или передали по электронной почте — электронный документ. Лапина : Я работаю с электронным документооборотом уже достаточно давно.

И признаюсь, что это определение, появившееся в ГК РФ только в этом году, поначалу меня очень смутило. Но, на мой взгляд, важно, что оно дано не само по себе, а в тексте статьи ГК, посвященной форме договора.

Некоторую ясность вносит и Постановление Пленума Верховного суда, допускающее в принципе в определенных ситуациях юридические последствия электронного общения. Но не думаю, что то же самое относится к способу составления электронного первичного учетного документа. Как известно, первичный учетный документ должен иметь подпись уполномоченного лица или лиц. В нашем примере информацию о передаче товара заверяет ответственное лицо собственноручно. Значит, речь идет о влекущем гражданско-правовые последствия документе в бумажном виде.

А скан-копия — только электронный образ этого документа, ее распечатка не имеет никакой юридической силы. Аналогично и распечатка скан-копии счета-фактуры не может определять налоговые последствия.

Даже если такой скан передать через оператора электронного документооборота. Ни передача скан-копии продавцом, ни наличие ее распечатки у покупателя не подтверждают выставление счета-фактуры по требованиям ст. А если заверить электронный образ бумажного первичного документа или счета-фактуры электронной подписью руководителя организации, изменится ли статус такой информации? Лапина : Если мы говорим о гражданских отношениях сторон, то нет.

Ведь свершившаяся операция — отгрузка — уже оформлена бумажным экземпляром документа. И то, что руководитель заверил своей электронной подписью сканированный образ документа, никаких новых последствий не определяет. Фактически руководитель этим просто подтверждает, что такой документ, подписанный двумя сторонами, на бумаге действительно в организации имеется. И для внутреннего использования скан-копий в организации смысла в таком подтверждении в большинстве случаев нет.

Другое дело — если налоговая инспекция затребует у организации документы в рамках проверки. Лапина : Известно, что при проверках налоговые органы в основном работают не с подлинниками, а с копиями бумажных документов. Поэтому, вместо того чтобы копировать бумажные документы снова на бумагу, заверять их подписью руководителя и печатью и передавать в инспекцию на бумаге, можно передать копии документов в виде заверенных электронной подписью руководителя организации скан-образов.

Но только при одном условии: передаваемый файл должен быть сформирован по формату, утвержденному ФНС России. Ведь в противном случае налоговому органу, чтобы обеспечить прием файлов разных форматов, пришлось бы разрабатывать отдельное программное обеспечение под каждого налогоплательщика. Здесь есть две особенности. С использованием этого формата пока можно передать только 11 видов документов, в том числе счет-фактуру, товарную накладную ТОРГ, договор.

В таблице 4. При этом на представляемый в виде скан-образа документ придется составить опись. То есть в передаваемую в налоговый орган структурированную информацию надо включить не просто файл сканированного документа. Имя такого файла для доступа к нему указывается в определенной структуре элементов, содержащих дополнительную обязательную информацию.

В частности, дату и номер сканированного документа, сумму денежной оценки операции и сумму налога, реквизиты документа-основания, роль участников сделки и их идентификаторы.

Честно говоря, эти ограничения и необходимость формировать вручную достаточно большой объем информации, которая организации нужна только для возможности передачи скан-образов в налоговые органы, затрудняют использование такого способа взаимодействия организаций и налоговых органов. Лапина : Да, насколько мне известно, в настоящее время прорабатываются возможности и условия снятия ограничения по видам документов, сканы которых можно будет передавать в налоговые органы.

Эти поправки в интересах и организаций, и налоговых органов. Организациям не хочется тратить время и бумагу на копирование документов. А налоговым органам предоставляется шанс быстрее получить аналог бумажной копии документа и работать с ним с экрана как с бумажным. При этом не нести расходы по хранению бумажных копий. Рассматривается даже возможность вообще отказаться от описи сканированных документов Хотя моя личная точка зрения состоит в том, что надо свести такую опись к минимальному количеству показателей, которые позволят выбрать нужный документ из массива представленных данных.

Для налогоплательщиков не было бы обременительным представление таких сведений, поскольку они все равно формируются в организации для работы с документом. Лапина : Сканирование бумажных документов — прогрессивная вещь. Но глобальных задач по удешевлению себестоимости и повышению эффективности хозяйственной деятельности она не решает.

Поэтому гораздо актуальнее и перспективнее создание первичных учетных документов, а также счетов-фактур сразу в электронном виде. То есть информация документа формируется на экране компьютера, попадает в электронный файл и этот файл подписывается электронной подписью лица, уполномоченного на оформление операции. У таких документов, существующих только в электронном виде, помимо скорости обмена, много преимуществ, вот только два момента. Первый — снижение затрат на хранение электронных документов.

Бумага — это необходимые площади для хранения, а они, как показывает практика, стоят все дороже. Перевод всех бумажных документов в электронные образы и их заверение электронной подписью не решает проблему, так как не освобождает организации от необходимости хранения бумажных подлинников.

Если возникнет спор, то не заверенный нотариусом или судом электронный образ не заменит оригинал, суды их обоснованно не принимают.

Поэтому уничтожать бумажные оригиналы по мере их перевода в электронные образы просто с заверением таких образов электронной подписью руководителя организации нельзя. Второй момент — обмен электронными документами обеспечивает точность информации. Лапина : Потому что нет источников искажения информации.

Данные сразу же попадают в электронную книгу продаж и оттуда — в налоговую декларацию. Человеческого фактора в этой цепочке нет. Но если сформированный в автоматизированной системе продавца счет-фактура распечатывается на бумаге и передается покупателю, то покупателю приходится вручную набивать данные счета-фактуры для ввода в свою автоматизированную систему.

А люди — не роботы. Ошибки неизбежны. Поэтому крупнейшие налогоплательщики, прежде всего торговые сети, уже сейчас ведут серьезные работы для перехода на использование безбумажных технологий. В первую очередь — в области счетов-фактур. Но формировать электронный счет-фактуру и одновременно иметь по этой операции бумажный первичный учетный документ основание для выставления счета-фактуры — половинчатая, неэффективная мера, больше затрудняющая, чем облегчающая документооборот в организации.

Лапина : Для бухгалтера изначально важно не путаться в понятиях и четко понимать, что в организации может быть два принципиально разных типа первичных учетных документов в электронном виде. Вариант 1. Первичный учетный документ составлен в бумажной форме и подписан собственноручной подписью уполномоченного лица или нескольких лиц.

У него может быть электронный образ копия. Этот образ копия может быть заверен или не заверен электронной подписью уполномоченного лица. Вариант 2. Первичный учетный документ составлен в электронной форме и подписан электронной подписью уполномоченного лица лиц. В этом случае он передается в виде файла или нескольких файлов данных одно или несколько электронных сообщений.

Эти файлы подвергаются автоматизированным преобразованиям и обработкам. Для того чтобы прочесть содержимое переданного в электронном виде сообщения, надо точно знать состав передаваемых в файле смысловых показателей, их последовательность, тип и длину полей каждого показателя.

Под каждый конкретный применяемый в организации формат нужно будет иметь специальное программное обеспечение. Принимающая сторона, зная формат, с помощью своих программных средств может вывести на экран монитора визуальную форму созданного в электронном виде документа. Но это просто разное визуальное представление едино понимаемой информации, которое не мешает каждой из сторон адекватно воспринимать ее смысл. Такое разделение, в частности, приводит Росархив в Рекомендациях: электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни электронных документов не включаются.

Можно ли на этапе внедрения электронного документооборота составлять для надежности документы и в бумажном, и в электроном виде? Закон о бухучете формально это допускает. Хочется, чтобы мы отчетливо понимали, что электронный документооборот — это совсем другая жизнь, где бумажного документа не существует в принципе.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
>> ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ <<

Можно отправить в налоговую скан-документа?

Подробный комментарий см. Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах п. Согласно определению, представленному в п. Национальный стандарт Российской Федерации.

При этом сам документ, скан-копия которого будет направляться, должен быть составлен по установленным форматам и содержать подпись главного бухгалтера. Подтверждать полномочия последнего в данном случае не требуется.

Быстрая подготовка электронных документов с подписями и печатями Реклама Вас часто просят выслать бухгалтерские документы? Причём срочно, вот прямо сейчас и обязательно со всеми подписями и печатями - по факсу или по электронной почте? И вы печатаете, подписываете, сканируете, высылаете Это утомительное занятие. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Существует ли термин, обозначающий отсканированный документ?

Сканирование — это перевод бумажного документа в цифровой формат с чтением и запоминанием. Документ сохраняется в электронном виде, с помощью e-mail и различных файлообменников сканированную копию документа можно при необходимости практически мгновенно передать человеку, находящемуся за сотни километров. Если сравнить два вида форматов сохранения документов, то копирование — это точная копия оригинального документа на бумажном носителе, а сканирование — сохранение информации в файле на электронном носителе. Копирование, сканирование документов технологически во многом схожи друг с другом. При копировании документа его текстовая часть и изображения в оригинальном виде сохраняются на бумаге. Для большого количества копирования документов желательно иметь качественную технику. Стандартный копировальный аппарат выдает не более копий в минуту, если необходимо сделать большое количество копий документов, то работа займет много времени. Когда времени не достаточно, то можно переложить это задание на плечи профессионалов.

Требования к сканам документов

Чтобы ответить на вопрос, обратимся к Федеральному закону от Согласно п. Только те электронные документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе п. Запрета на представление скан-копий документов в законодательстве не содержится, однако при представлении документов необходимо руководствоваться требованиями, сформулированными в Приказе ФНС России от На практике способы и методы закрепления за сканированными документами юридической силы при помощи нотариальной фиксацией сводятся к заверки распечатки соответствующего файла, что в принципе приравнивает сканированный документ к копии, при этом теряется весь первоначальный смысл сканирования.

Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса.

В соответствии с Федеральным законом от Приказом ФНС России от Возможность представления истребуемых документов в виде сканиро-ванных копий установлена только для 11 документов:.

В чем отличие копирования документов от сканирования

Предыдущий Порядок также предусматривал электронные образы. Это новое понятие. Документ изменен модифицирован после того, как он был подписан;. ФНС утвердила новый формат электронных документов.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Создание Копии и отправка по Еmail

На практике налоговые органы часто просят предоставить им подлинник документа для ознакомления. При этом ни для кого не секрет, что в последнее время документооборот ведется и в электронном виде. В связи с этим возник вопрос — а может ли налогоплательщик в указанной ситуации предоставить электронный скан-образ документа вместо самого подлинника на бумажном носителе? Напомним, что согласно п. Согласно гражданскому законодательству действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей в общем случае должны совершаться в простой письменной форме ст. Приказом Росстандарта от

Как правильно подать в суд документы в электронном виде

Сканирование документов — это получение образа бумажного документа в электронном виде. Сканирование является неотъемлемой составляющей процесса перехода от бумажного ведения дел и бумажных архивов к электронным системам хранения информации и работы с ней. Наша компания специализируется на потоковом массовом сканировании документов , что подразумевает большие объемы в сжатые сроки и высокое качество выходных документов. При этом качество и порядок исходных бумажных документов не должны пострадать. Данные условия определяют высокие промышленные требования как к оборудованию и технологиям, так и к методикам работы и квалификации персонала.

Производит подготовку документов, которые необходимо будет прикреплять к заявлению, Скан‑образ документа — файл, полученный на сканере или цифровом . С чем это может быть связано? Данная.

Для работы с компанией или ИП нужно заключить договор. Иногда контрагент предлагает обменяться подписанными сканами договоров по электронной почте. Имеет ли этот скан договора юридическую силу, если оригиналами вы так и не обменялись?

Часто задаваемые вопросы и устранение неполадок

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. Порядок подачи документов в Верховный Суд Российской Федерации, арбитражные суды и суды общей юрисдикции изменился в году.

12 способов отсканировать документы при помощи телефона

Этот комплект спец. ФНС утвердила новый формат электронных документов. Утвержден новый формат корректировочных документов.

Бумажные документы теряются, их можно испортить и крайне сложно быстро отправить куда-либо.

Стремительное развитие и широкое использование информационных технологий ставит перед учеными-юристами задачу по пересмотру основных положений гражданского процессуального права, так как неизбежно влечет за собой необходимость адаптации гражданского процесса к новым коммуникационным технологиям. Но, как и часто это бывает при введении качественно новых технологий в судебную сферу, в этой области возникают определенные правовые препятствия. Согласно Постановлению Правительства РФ от Таким образом, отсканированный документ — это электронный образ документа. Замечу здесь, что больше никаким другим нормативно-правовым актом в настоящее время не дано определение интересующего нас понятия.

Вместо заверенных копий бумажных документов в ИФНС можно представлять их скан-образы.

Выберите почту, на которую вам удобно получать рассылку, присоединяйтесь к 34 подписчикам. Получать на Mail. Статьи по теме. В начале пути все делают ошибки. Мы не исключение. Обещайте, что постараетесь не наступать на те же грабли. Согласно п.

Актуальность использования электронных документов велика как никогда, как между компаниями-контрагентами, так и при обращении в официальные органы. Надо отметить, что на законодательном уровне пока нет единых требований к сканированным бумагам, поэтому такие правила устанавливаются в каждом конкретном ведомстве самостоятельно. Цвет скан-копии должен быть черно-белый или серый.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Амвросий

    Сенкс. Интересно, и вообще полезный у Вас блог

  2. flabarun

    Советую Вам посетить сайт, на котором есть много статей на интересующую Вас тему.

  3. Милана

    Я считаю, что Вы не правы. Давайте обсудим. Пишите мне в PM, пообщаемся.

  4. Никандр

    Это же уже обсуждали недавно